У кожному приватному закладі ветеринарної медицини є своя клієнтська база. До порівняно недавніх пір вона могла вестися лише в паперовому вигляді, сьогодні для зберігання даних все частіше впроваджується електронна медична система для ветеринарії. Як і в у випадку з паперовою документацією, у базу даних входять:
- контактні дані власників тварин – це ім’я, номер телефону, адреса електронної пошти;
- інформація про тварину: вид, порода, кличка, рік народження, стать, дані щодо стерилізації, проведених вакцинацій тощо;
- відомості про історію звернень – дати та причини візитів, надані послуги.
Вміст бази даних може варіюватися з огляду на конкретну інформаційну систему клініки.
Яку користь для клініки приносить правильне ведення бази?
По-перше, організація обліку клієнтів. Програма обліку для ветклінік дає змогу вести карточки тварин, історію хвороби в електронному вигляді, зберігати історію попередніх відвідин, планувати наступні візити. Також ведення бази допомагає контролювати всі етапи взаємодії з власниками тварин, від моменту звернення, огляду й до нагадування про заплановане наступне відвідування.
В базі можна зберігати карту тварини з діагнозами та загальними примітками, результати аналізів та обстежень, призначення ліків чи хірургічного втручання тощо. Наявність бази дозволяє здійснювати розсилання повідомлень, наприклад, інформувати клієнтів про акції, знижки, запрошувати познайомитися з новими спеціалістами.
Крім цього, з грамотним веденням бази покращується організація бізнес-процесів. Завдяки цьому можна відстежувати ключові показники ефективності, такі як найбільш запитувані послуги, загальні прибутки та витрати. В підсумку, електронна клієнтська база сприяє підвищенню якості обслуговування відвідувачів, лікування тварин, а отже, зростає лояльність клієнтів й прибуток від діяльності.
У чому переваги використання CRM для зберігання та керування інформацією клієнтів?
Автоматизація ветеринарної клініки з переходом на електронний документообіг часто викликає сумніви у керівництва закладу стосовно її доцільності. Так, на навчання та адаптацію працівників до нового підходу потрібен певний час, і не завжди зміни ними схвалюються. Проте електронна база даних має беззаперечні плюси порівняно з традиційним веденням документів на папері. Так, всі зібрані дані надійно зберігаються, тоді як паперову медичну картку легко загубити на шляху від одного лікаря до іншого чи втратити у разі непередбачуваних ситуацій. Хмарний сервіс забезпечує шифрування інформації, що запобігає несанкціонованому доступу до неї. При цьому не слід хвилюватися щодо конфіденційності – можливість доступу мають тільки ті працівники, яким надані відповідні права, для сторонніх дані закриті.
Введення інформації та доступ до неї швидкий – достатньо кількох натискань клавіш комп’ютера. Ветеринари витрачають менше часу на внесення даних і їх пошук, так що вони можуть приділяти більше уваги тваринам клієнтів.
Зібрані дані можна не тільки зберігати, а й аналізувати. Програма для ветклініки надає для цього спеціальні інструменти. Це допомагає приймати зважені рішення щодо внесення покращень в роботу клініки, проведення маркетингових кампаній. Збір інформації дозволяє зробити сервіс більш персоналізованим – власникам тварин пропонуватимуться послуги, відповідні їхнім потребам.
Перехід до електронної бази даних у ветеринарній клініці – це не лише крок у ногу з часом, а й стратегічне рішення для побудови ефективного сервісу. Цифрове ведення клієнтської бази полегшує щоденну роботу персоналу, мінімізує ризики втрати інформації та створює умови для глибшої взаємодії з клієнтами. Застосування CRM-системи дає змогу не тільки зберігати дані, а й перетворювати їх на джерело аналітики, що сприяє прийняттю зважених рішень і розвитку закладу. Ефективне керування інформацією стає потужним інструментом для підвищення лояльності відвідувачів, точності діагностики й оптимізації внутрішніх процесів.